พนักงานเดินทางแต่ละที องค์กรต้องทำอะไรบ้าง?

สำหรับหน่วยงานหรือองค์กร บริษัทต่างๆ ในการดำเนินธุรกิจหรือติดต่อธุระการงาน จำเป็นต้องมีการเดินทาง ไม่ว่าจะเป็นการเดินทางเพื่อติดต่อกับหน่วยงานภายนอก หรือการเดินทางไปประชุมสัมมนากับบุคลากรภายในองค์กร จะภายในประเทศหรือเดินทางไปต่างประเทศ ในการที่พนักงานเดินทางแต่ละครั้ง องค์กรก็ต้องมาดำเนินการเรื่องต่างๆ มากมายเพื่อให้การเดินทางตลอดจนธุระสำคัญราบรื่นลุล่วงไปด้วยดี ในการเดินทางแต่ละครั้ง องค์กรต้องทำอะไรบ้าง?

จัดการข้อมูลของพนักงานที่จะเดินทาง

พนักงานคนไหนต้องเดินทางบ้าง เดินทางวันไหน ไปกี่คน อยู่แผนกอะไร สถานที่ที่เดินทางไป และติดต่อธุระเรื่องอะไร ข้อมูลเหล่านี้ควรมีไว้ และองค์กรต้องจัดเตรียมข้อมูลเหล่านี้เอาไว้ให้ครบถ้วน เพื่อนำไปประกอบการดำเนินการในเรื่องการจัดหาเรื่องที่พัก ตั๋วเครื่องบิน และอื่นๆ ไม่ให้ตกหล่น ถ้าไปแค่ไม่กี่คนก็อาจจะไม่ยุ่งยากเท่าไรนัก แต่ถ้าเป็นงานที่ต้องเดินทางกันเป็นหมู่คณะ เช่น ประชุมสัมมนา แบบนี้คนดำเนินการหลังบ้านต้องวุ่นวายแน่ๆ และยังต้องเผื่อเวลาที่นอกเหนือจากงานปกติให้สามารถดำเนินการข้อมูลเหล่านี้ใครครบถ้วน และต้องละเอียดรอบคอบมากทีเดียว

จองตั๋วเครื่องบิน / รถเช่า

เมื่อรู้ว่าต้องเดินทาง ก็ต้องมีการพูดถึงว่าจะเดินทางแบบใดดี จะเป็นรถเช่าสำหรับทริปสั้นๆ ขับรถไปเองได้ หรือจองตั๋วเครื่องบินสำหรับเส้นทางที่ไกลออกไปและต้องการความรวดเร็วในการเดินทาง ทีนี้ต้องมานั่งไล่ดูว่ามีสายการบินใดบ้างที่มีไฟลท์รองรับการเดินทางในวันเวลานั้นๆ ไปสายการบินอะไร เที่ยวบินเต็มหรือยัง ควรจองกันตั้งแต่เนิ่นๆ เพราะนอกจากไม่ต้องกังวลเรื่องเที่ยวบินเต็ม หากจองกระชั้นชิดค่าตั๋วเครื่องบินก็สูงขึ้น ลดความเป็นไปได้ที่งบประมาณบานปลาย

จองที่พัก

การจองที่พัก ไม่ต่างจากการจองตั๋วเครื่องบินเลย ถ้าจองช้าห้องเต็ม หรือมีห้องแต่ได้ราคาแพงกว่าราคาปกติ แบบนี้ไม่ดีต่องบประมาณขององค์กรแน่ๆ ทางที่ดีควรรู้กำหนดวันเวลาที่แน่นอน วางแผนการเดินทางล่วงหน้า และสอบถามห้องพักว่ามีห้องว่างเพียงพอกับจำนวนพนักงานทีต้องเดินทางหรือไม่ เป็นห้องแบบไหน พักได้กี่คน ราคาเท่าไหร่ และการหาที่พักดีๆ ที่เหมาะสม จำเป็นต้องใช้เวลาในการตัดสินใจ

จองประกันการเดินทาง

อย่าลืมว่าการเดินทางในแต่ละครั้ง ประกันการเดินทางเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ เพราะการเดินทางไปกับองค์กร นั่นหมายความว่าพนักงานได้เดินทางไปเพื่อทำงานให้องค์กร และถ้าหากเกิดอุบัติเหตุหรือเหตุฉุกเฉินอะไรขึ้นมา องค์กรจะต้องรับผิดชอบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ถ้าหากมีประกันการเดินทางไว้สำหรับพนักงาน หากเกิดอะไรขึ้น ทางบริษัทประกันก็เป็นผู้รับผิดชอบดูแล ลดภาระและความกังวลให้กับองค์กรไปได้มาก อย่าลังเลที่จะเสียเงินค่าประกันการเดินทางเพียงน้อยนิด เพราะการคุ้มครองที่มากกว่าย่อมดีกว่า

จัดการงบประมาณ

เรื่องงบประมาณเรื่องใหญ่ ต้องบริหารจัดการงบประมาณให้เหมาะสมและคุ้มค่าที่สุด ดังนั้น ต้องบริหารจัดการทุกอย่างให้ละเอียดรอบคอบที่สุด ทั้งการจองตั๋ว ที่พัก การวางแผนการเดินทาง การติดต่อประสานงานต่างๆ การจัดการค่าใช้จ่ายว่าแต่ละอย่างต้องใช้งบประมาณเท่าไหร่ มีงบประมาณจำกัดที่เท่าไหร่ต้องบริหารไม่ให้เกินงบ และอื่นๆ อีกมากมายที่ต้องบริหารจัดการ ผิดพลาดขึ้นมาหมายความว่าต้องจ่ายมากขึ้น เป็นการทำให้องค์กรเสียผลประโยชน์ไปมากกว่าเดิม ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ควรเกิดขึ้น

จัดการเรื่องการอนุมัติการเดินทาง

ทุกสิ่งทุกอย่างที่จัดเตรียมไว้นั้น อาจไม่ผ่านการอนุมัติในครั้งเดียว เพราะต้องมีผู้อนุมัติการเดินทาง บางองค์กรอาจต้องมีผู้อนุมัติหลายลำดับขั้น บางครั้งบางหน่วยงานหรือองค์กรผู้อนุมัติอาจไม่ได้มีเวลาว่างทั้งวันสำหรับอนุมัติสิ่งเหล่านี้ อีกทั้งในระหว่างการดำเนินการอาจต้องปรับเปลี่ยนแผนการเดินทางและการจัดกิจกรรมต่างๆ ที่กำหนดขึ้น ซึ่งต้องใช้เวลาในการอนุมัติ ผู้บริหารจัดการในเรื่องนี้จึงต้องบริหารทั้งเวลา การวางแผนงาน และการอนุมัติให้ดี เพื่อให้เป็นไปตามแผนงานที่วางเอาไว้

ลดการจัดการทั้งหมดให้ง่ายลงด้วย Wonderful Travel ERP Platform

จากข้อต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้น ฟังแล้วเหนื่อยมากทีเดียวสำหรับผู้ที่ต้องดำเนินการสิ่งเหล่านี้ทั้งหมด จะดีกว่าไหม ถ้าลดการจัดการทั้งหมดให้ง่ายลง ด้วยการมีตัวช่วยในการเดินทางอย่าง Wonderful Travel ERP Platform แพลทฟอร์มดีๆ ที่จะช่วยให้ทุกข้อที่กล่าวมาง่ายขึ้น สะดวกขึ้น และลดระยะเวลาในการทำงานที่ยุ่งยากลงไป

ระบบนี้มีอะไรที่ตอบโจทย์บ้าง ทั้งการบริหารการจองตั๋วเครื่องบิน จองรถเช่า จองโรงแรม ประกันการเดินทาง และอื่นๆ ผ่านระบบออนไลน์ แสดงข้อมูลได้ละเอียดครบถ้วนเพื่อให้พิจารณาเลือกได้ด้วยตัวเอง สามารถจองผ่านออนไลน์ได้เพียงปลายนิ้วคลิก ช่วยให้สามารถบริหารจัดการงบประมาณและแผนการเดินทางได้สะดวก มีระบบการอนุมัติออนไลน์ที่สะดวกต่อยุคดิจิตอลแบบนี้ และยังสามารถเรียกดูข้อมูลรายงานได้ง่ายมาก ฟังก์ชั่นการทำงานครบครัน ช่วยลดภาระงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานยิ่งขึ้น

แอดไลน์เพื่อรับคำปรึกษา

Wonderful Travel ERP Platform ตัวช่วยบริหารการเดินทางในองค์กร